Privacy Policy

Via deze Privacyverklaring informeren we u over de wijze waarop wij, in het kader van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 (of AVG, Engels: GDPR) en de Belgische wetgeving terzake, uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken. Deze Privacyverklaring is van toepassing op de relaties tussen het advocatenkantoor, de advocaten die er beroepsactief zijn, en de cliënten, leveranciers, confraters, derden en tegenpartijen.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens is de BV Advocatenkantoor De Decker met uitbatingszetel te 9000 Gent, Steendam 77, KBO 0825.490.289.

2. Privacyregels

Uw privacy is belangrijk en wij doen wat redelijkerwijs mogelijk is om ze te beschermen. Wij hebben onze gegevensverwerking georganiseerd op basis van de AVG en de Belgische wetgeving terzake.

Om de veiligheid van uw gegevens zoveel mogelijk te beschermen is onze eigen interne dataserver bijvoorbeeld beveiligd met een firewall, anti-malware software, interne back-up en een bekabeld LAN-netwerk, en zijn onze lokalen afgesloten en beveiligd met een alarmsysteem en met camerabewaking.

Ook de wettelijke en deontologische regels die in het bijzonder het beroep van advocaat beheersen, bevatten verplichtingen die de bescherming van uw persoonsgegevens verzekeren (zoals het strafrechtelijk beschermd beroepsgeheim van de advocaat, de plicht van vertrouwelijkheid, enz.). Anderzijds, zijn we ook wettelijk verplicht om de regels betreffende preventie van witwas na te leven, wat ons uitzonderlijk kan verplichten tot melding van verdachte handelingen aan onze Stafhouder.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Als advocatenkantoor verzamelen en verwerken wij persoonsgegevens die nodig en nuttig (kunnen) zijn om ons, als advocaten en bewindvoerders, toe te laten onze professionele opdrachten te vervullen, zoals onder meer: (i) identificatie- en contactgegevens van cliënten, van andere betrokken partijen, hun raadslieden en van betrokken derden, (ii) financiële gegevens, rekeningen en verrichtingen, (iii) persoonlijke en familiale gegevens, (iv) gegevens over de professionele kwalificaties en loopbaan, (v) over bestuursfuncties binnen rechtspersonen, (vi) enz. Onze dossiers kunnen bovendien veel andere persoonsgegevens en documenten bevatten die nuttig of nodig zijn om onze opdrachten in een specifiek dossier te kunnen vervullen. Daar kunnen gevoelige gegevens bij zijn. De persoonsgegevens kunnen zowel betrekking hebben op cliënten en hun familie, collega’s, kennissen, partners, etc., op tegenpartijen, hun vertegenwoordigers of adviseurs, op onze leveranciers, maar ook op direct of indirect betrokken derden (getuigen, deskundigen, enz.).

Wij verzamelen, bewaren en verwerken persoonsgegevens die rechtstreeks of onrechtstreeks door een cliënt, tegenpartij of confrater, lasthebber, deskundige, adviseur, verzekeraar of makelaar enz. aan ons worden verstrekt, maar ook publieke gegevens die we kunnen halen uit voor ons toegankelijke openbare bronnen (b.v. de Kruispuntbank van Ondernemingen, het rijksregister, online databanken, het world wide web, dossiers ter griffie van de rechtbanken, enz.).

De persoonsgegevens worden algemeen gezegd verwerkt om ons toe te laten de taken uit te voeren die ons zijn toevertrouwd, zoals bijvoorbeeld voor het voeren van rechtsgedingen, het opmaken of nazien van contracten en andere juridische documenten, voor het verstrekken van juridisch advies en bijstand, het voeren van onderhandelingen of besprekingen, enz.

Daarnaast zullen bepaalde gegevens ook worden verwerkt voor onze eigen algemene en financiële administratie en voor klantenbeheer en kan het nodig zijn om gegevens te verwerken voor doeleinden van het naleven van de wettelijke verplichtingen waaraan we onderworpen zijn (bijvoorbeeld om onze verplichtingen te vervullen in het kader van de witwaspreventie- en antifraudewetgeving, uitvoering te geven aan een gerechtelijk of administratief bevel of reglementering van de Orde van Vlaamse Balies
na te leven).

Wij doen niet aan direct marketing en we geven de persoonsgegevens niet door aan derden met soortgelijke doeleinden, noch aan de media (tenzij uitzonderlijk en met uw specifieke instemming, enkel om uw belangen te behartigen). Wij eerbiedigen strikt het beroepsgeheim van de advocaat.

4. De rechtsgronden voor het verwerken van uw persoonsgegevens

Artikel 6.1 van de AVG geeft aan op basis van welke rechtsgronden persoonsgegevens mogen worden verwerkt:

• Ten aanzien van particuliere cliënten: het sluiten of het uitvoeren van een overeenkomst tot de verstrekking van juridische dienstverlening (artikel 6, §1, (b) AVG);
• Ten aanzien van contactpersonen bij professionele cliënten en derde partijen: een gerechtvaardigd belang om juridische diensten te kunnen verlenen aan onze cliënten (artikel 6, §1, (f) AVG).

Hieronder geven wij een overzicht van de verschillende mogelijke rechtsgronden waarop wij een beroep doen om de verwerking van de nodige gegevens te verantwoorden:

• Voor het uitvoeren van de contractuele opdracht(en) die u ons geeft (bvb. het voeren van een procedure, redactie van documenten, verstrekken van advies of vertegenwoordiging, enz.), inclusief klantenbeheer;
• Om al onze wettelijke en deontologische verplichtingen en onze gerechtelijke mandaten te kunnen nakomen;
• Op basis van uw toestemming: bv. waar u specifiek toestemt met gebruik van bepaalde gegevens;

5. Beperkte toegang tot de persoonsgegevens

Alleen de advocaten, medewerkers en leden van het secretariaat hebben toegang tot persoonsgegevens. Zij zijn gebonden door het beroepsgeheim van de advocaat en/of door een vertrouwelijkheidsovereenkomst.

Wij delen deze persoonsgegevens, in voorkomend geval, met [gerecht en politiediensten (i.e. hoven en rechtbanken, gerechtsdeurwaarders, het Openbaar Ministerie en politionele instanties). Daarnaast delen wij deze persoonsgegevens, in het kader van de behartiging van de belangen van de cliënt, met de advoca(a)t(en) van de tegenpartij of met de tegenpartij wanneer deze optreedt zonder bijstand van een advocaat of desgevallend met een vervangende advocaat. Daarnaast delen wij deze persoonsgegevens, in voorkomend geval, met bank- of verzekeringsinstellingen. Ingevolge een rechterlijke uitspraak kunnen wij eveneens gehouden zijn om deze persoonsgegevens te delen met een technisch raadsman, een expert of een gerechtelijk mandataris (i.e. notaris, gerechtelijke bewindvoerder, …) die bij vonnis of arrest is aangesteld. Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers, accountant, advocatensoftware). Wij hebben de nodige maatregelen getroffen, opdat zij de persoonsgegevens alleen verwerken voor de doeleinden en op de wijze die door ons zijn aanvaard, en dat zij voldoende waarborgen bieden om de geheimhouding en de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens te eerbiedigen. U aanvaardt daarbij wel dat wij op derden een beroep moeten kunnen doen om onze dienstverlening op een efficiënte en performante manier te kunnen aanbieden.

6 . Duur van de verwerking en bewaring

Wij houden persoonsgegevens zo lang bij als nodig is om onze opdracht(en) volledig uit te voeren, om te voldoen aan onze wettelijke en/of deontologische verplichtingen. Wij hanteren bovenop deze wettelijke en / of deontologische termijnen een extra verificatieperiode van 1 jaar na het afsluiten het desbetreffende dossier. Indien we daarvoor een gerechtvaardigd belang hebben, kunnen we ze desnoods langer bewaren.

7. Uw privacy bij een bezoek aan onze website

U kunt onze website bezoeken zonder persoonsgegevens te verstrekken. We maken wel op een beperkte manier gebruik van cookies zoals u in ons apart Cookiebeleid kan nalezen. Uw cookie-instellingen kan u te allen tijde veranderen.

Onze website kan doorverwijzen naar websites die niet door ons kantoor worden beheerd, bijvoorbeeld een link in een blog. Ons kantoor kan niet aansprakelijk worden gehouden voor de privacy-instellingen of inhoud van deze websites en wij raden u te allen tijde aan om deze toepasselijke verklaringen en contractuele voorwaarden grondig na te lezen.

8. Welke rechten heeft u?

U kan ons altijd contacteren voor de uitoefening van de volgende rechten:

• een verzoek om toegang of rectificatie van uw persoonsgegevens
• een verzoek om uw persoonsgegevens te wissen
• een verzoek om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens
• een bezwaar tegen de verwerking van uw gegevens
• een verzoek om overdracht van uw gegevens
• een klacht als u van mening bent dat we niet handelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Wanneer de verwerking op uw toestemming is gebaseerd (bijvoorbeeld wanneer u toestemt met het gebruik van een referentie), heeft u altijd het recht om deze toestemming in te trekken, zonder dat dit echter afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan.

Wie een van de genoemde rechten wenst uit te oefenen, dient daartoe een verzoek te richten aan Francis De Decker via het e-mailadres francis@dedeckerhanssens.be of via de andere contactgegevens vermeld op de website. Wees daarbij zo duidelijk mogelijk en bezorg ons een kopie van uw identiteitsbewijs, zodat we kunnen nagaan dat u wel de rechthebbende bent. U kan ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).